HOME   > REFERENSI  > -Manajemen ISO 9001 PT. LTFI >   E. Quality Assurance

 
 

  E. Quality Assurance

 



E.1 PETA BISNIS PROSES QUALITY ASSURANCE

E.2 UMUM

Proses ini bertujuan untuk memastikan terjadinya perbaikan terus menerus pada sistem manajemen mutu yang diterapkan, terkendalinya dokumen dan catatan mutu yang mendukung dan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan. Agar proses perbaikan terus menerus dapat berjalan dengan baik, telah ditunjuk sebagai penanggung jawab adalah Quality Assurance Manager (QA Manager).


E.3 PENGENDALIAN DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU

Sekretariat bertanggung jawab untuk koordinasi dalam penerbitan dan pengendalian dokumen sistem manajemen mutu. Untuk memudahkan pengelompokan dan penelusurannya, setiap dokumen diidentifikasi dengan pemberian judul dan/atau nomor sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan dicatat dalam suatu daftar induk dokumen.

    Untuk mengendalikan dokomen diberikan beberapa status, yaitu :
1.    Original dokumen, yaitu dokumen asli yang disimpan oleh QA Manager/Sekretariat. Setiap original dokumen diberi tanda stempel “ORIGINAL” pada setiap halaman dokumen.
2.    Controlled dokumen, yaitu copy dari original dokumen dan didistribusikan ke bagian yang membutuhkan dokumen tersebut serta dikendalikan. Setiap ada perubahan pada original dokumen, maka pemengang dari controlled dokumen akan diberikan copy yang baru, sedangkan copy yang lama akan ditarik dari peredaran. Setiap copy dokumen yang dikendalikan diberi stempel “COPY” pada halaman dokumen.
3.    Uncontrolled dokumen, yaitu copy dari original dokumen yang tidak dikendalikan, yang berarti jika tejadi perubahan maka pemegang copy dokumen ini tidak perlu diberikan copy yang terbaru. Setiap dokumen yang tidak dikendalikan, diberi stempel “INFORMATION ONLY” pada halaman dokumen.
4.    Obsolete dokumen, yaitu original dokumen yang sudah kadaluarsa, dalam arti sudah ada revisi terbaru. Original dokumen yang sudah kadaluarsa, dipisahkan dalam arsip tersendiri dan diberi stempel “OBSOLETE” pada setiap halaman dokumen.

Untuk perubahan atau revisi pada manual mutu akan dilakukan dengan menarik/merevisi bagian atau manual mutu yang mengalami perubahan dan mencetak miring serta dicatat pada bagian status dan sejarah revisi.

Dokumen eksternal dikendalikan oleh masing-masing departemen dengan membuat daftar dokumen eksternal.


Dokumen terkait :
1.     Prosedur Pengendalian Dokumen

E.4 PENGENDALIAN CATATAN

Untuk memastikan catatan mutu tetap terpelihara selama masa penyimpannya maka perusahaan membuat prosedur yang mengatur tata cara penyimpanannya. Setiap catatan mutu teridentifikasi masa simpannya, penyimpannya dan cara penyimpannya dalam daftar catatan mutu untuk memudahan pemantauannya.

Bila masa retensi penyimpanan catatan sudah berakhir dan tidak dibutuhkan lagi maka catatan dapat dimusnahkan.

Dokumen terkait :
1.    Prosedur Pengendalian Catatan


E.5 AUDIT MUTU INTERNAL

Untuk memastikan sistem manajemen mutu diterapkan secara konsisten, maka perusahaan melakukan audit mutu internal yang terjadwal secara periodik dan terencana.

Pada pelaksanaan audit diterbitkan laporan audit yang berisi temuan-temuan selama audit. Ketidaksesuaian yang ditemukan ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan dan pencegahan. Pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan diverifikasi oleh suatu tindak lanjut yang dicatat dalam “Non-Conformance Report”.

Dokumen terkait :
1. Prosedur Internal Audit


E.6 PENGENDALIAN PEKERJAAN YANG TIDAK SESUAI

Untuk menghindari pelayanan jasa yang tidak sesuai dengan spesifikasi diberikan ke tenanat, maka akan dicatat dalam Laporqan LK3 untuk ditindak lanjuti. Sedangkan untuk pekerjaan yang tidak sesuai dan telah diserahkan ke tenant maka QA Manager akan menerbitkan Corrective Action Request untuk dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan oleh departemen terkait.

Untuk semua pekerjaan yang telah diperbaiki/ditangani akan diperiksa ulang untuk menjamin bahwa pekerjaan tersebut sesuai dengan spesifikasi/standar yang telah ditetapkan.


Dokumen terkait :
1. Prosedur Pengendalian Pekerjaan Tidak Sesuai


E.7 TINJAUAN MANAJEMEN

Untuk memastikan sistem manajemen mutu sudah memenuhi persyaratan ISO 9001 dan diterapkan secara efektif dan efisien, maka perusahaan mengadakan tinjauan manajemen yang terencana dan terjadwal secara periodik dan dipimpin oleh manajemen puncak serta dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen departemen lainnya.

Tinjauan manajemen ini dilaksanakan dengan mengunakan bahan input yang berupa laporan kinerja antara lain hasil audit, umpan balik dari pelanggan, kinerja proses dan kesesuaian pelayanan jasa, tindakan perbaikan dan pencegahan, serta rekomendasi untuk peningkatan sistem manajemen mutu untuk kemudian ditinjau dan dianalisis.

Hasil dari rapat tinjauan manajemen yang berupa peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu termasuk perbaikan pelayanan jasa dan kebutuhan sumber daya dituangkan dalam sebuah atau beberapa kesimpulan dan rencana tindak lanjut yang berbentuk notulen. QA Manager bertanggung jawab memonitor tindak lanjut hasil rapat tinjauan manajemen.

Dokumen terkait :
1. Prosedur Tinjauan Manajemen


E.8 TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

Untuk memastikan terlaksananya kegiatan perbaikan dan pencegahan dengan efektif, maka perusahaan mempelajari input data yang berasal dari pelanggan, hasil audit dan tinjauan manajemen ataupun sumber lainnya (ketidaksesuaian pekerjaan atau proses) untuk diidentifikasi permasalahan yang timbul atau berpotensial untuk timbul. Kemudian dicari akar penyebabnya dan dibuatkan rencana untuk tindakan perbaikan dan pencegahan. Untuk setiap ketidaksesuaian yang membutuhkan perbaikan dan pencegahan dievaluasi untuk menjadi masukan dalam peningkatan penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001.

Setelah tindakan perbaikan dan pencegahan dilaksanakan, maka dilakukan verifikasi untuk mengetahui hasil keefektifan dari tindakan perbaikan dan pencegahan tersebut.

Dokumen terkait :
1.    Prosedur Tindakan Perbaikan
2.    Prosedur Tindakan Pencegahan


E.9 ANALISA DATA DAN PENINGKATAN

Dalam memelihara pemenuhan persyaratan yang ditetapkan atau untuk melakukan peningkatan maka dilakukan analisis terhadap data-data yang ada dengan menggunakan teknik statistik yang sesuai.

Pelaksanaan teknik statistik dimulai dari pengumpulan data dan menganalisis data-data tersebut untuk dibuat informasi sebagai input untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atau penyempurnaan bilamana perlu serta pencapaian sasaran mutu.

Dokumen terkait :
1.    Prosedur Analisa Data dan Teknik Statistik.

 

 

 

PT. LTF Indonesia

Pilihan Bahasa