HOME   > REFERENSI  > -Pembukaan Kantor Cabang

 
 

-Pembukaan Kantor Cabang

 



 ORGANISASI, TUGAS POKOK, SERTA SISTIM DAN PROSEDUR 

PT. LAKSANATAMA TIARA FAJARINDO  
KANTOR CABANG SURABAYA

 
 
I. ORGANISASI 
 
Untuk menangani kegiatan usaha PT. LTF Kantor Cabang Surabaya, perlu disusun organisasi Cabang secara fungsional sbb :
 
1. Kantor Cabang dipimpin oleh seorang Manajer Cabang dan dibantu oleh 2 (dua) orang tenaga Staf. Manajer Cabang bertanggung jawab langsung kepada Direksi.
 
2. Masing-masing staf membawahi bidang-bidang kegiatan usaha sbb :
 
a. Staf I, membawahi bidang kegiatan usaha :
(1) Unit Kerja Bidang Teknik/Konstruksi
(2) Unit kerja Bidang Pengelola Gedung
(3) Unit kerja Bidang Jasa.
 
b. Staf II, membawahi bidang kegiatan pendukung usaha :
(1) Unit kerja Kas dan Penagihan
(2) Unit kerja Pembukuan dan Laporan
(3) Unit kerja SDM dan Logistik
 
3. Garis komando pada struktur organisasi dapat digambarkan sbb :
 
4. Organisasi ini disusun disesuaikan dengan kondisi kegiatan usaha yang dilaksanakan saat ini. Perubahan dimungkinkan untuk dilakukan sesuai dengan perkembangan/perluasan kegiatan usaha yang terjadi kemudian (masa yang akan datang).
 
5. Struktur organisasi yang sesuai dengan gambaran dan uraian diatas adlah sbb :
 
 
II. TUGAS POKOK MASING-MASING BIDANG
 
Staf I, memimpin bidang tugas sbb :
 
a. Tugas/kegiatan bidang Teknik/Konstruksi
  1. Menyiapkan RAB dengan maksimum sebesar RAB yang telah disetujui Direksi (wewenang yang diberikan) untuk proyek konstruksi yang akan dilaksanakan, bila RAB melebihi kewenangan harus minta persetujuan Direksi.
  2. Melaksanakan pekerjaan jasa konstruksi (sebagai kontraktor) jika pekerjaan jasa konstruksi tersebut tidak diserahkan kepada sub kontraktor.
  3. Melaksanakan pengawsan pekerjaan jasa konstruksi, jika pekerjaan tersebut diserahkan kepada pihak sub kontraktor.
  4. Membuat laporan pertanggung jawaban proyek yang dilaksanakan setiap periode laporan dan setelah proyek selesai dikerjakan.
  5. Memeriksa laporan Kas Proyek, meliputi keabsahan Bukti Kas dan kebenaran pencatatan pada Buku Kas.
  6. Membantu Manajer Cabang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lain yang diperintahkan.
 
b. Tugas/kegiatan bidang Pengelola Gedung
  1. Memeriksa laporan kegiatan UPG se-Jawa Timur serta mengevaluasi kondisi gedung dan hasil pekerjaan UPG-UPG.
  2. Memeriksa dan mengevaluasi pengajuan-pengajuan pembelian barang dan material untuk perawatan/perbaikan gedung maupun utilitasnya dan megajukannya ke Manajer Cabang untuk mendapatkan peersetujuan jika masih didalam wewenang Manajer Cabang, atau meneruskan ke Kanpus PT. LTF jika diatas wewenangnya.
  3. Membuat ringkasan kegiatan Pengelolaan Gedung, khusus untuk gedung-gedung milik ……. dan melaporkannya setiap triwulan.
  4. Memeriksa laporan Kas dan Pembukuan UPG/UPCS se-Jawa Timur meliputi keabsahan Bukti Kas, kebenaran pencatatan Pembukuan dan lain-lain sesuai BPO Kas dan Pembukuan UPG.
  5. Menyiapkan dokumen reimburs untuk biaya-biaya perawatan/perbaikan gedung milik .........
  6. Memonitor masa berlaku asuransi gedung-gedung milik PT. LTF.
  7. Melaksanakan pembinaan ke UPG/UPCS se-Jawa Timur guna meningkatkan kemampuan dan pelayanan kepada User.
  8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diperintahkan oleh Manajer Cabang.

 

c. Tugas/Kegiatan Bidang Pemasaran.

 
Memasarkan produk dan jasa PT. LTF kepada masyarakat luas di Jawa Timur, baik kepada instansi pemerintah, swasta dan lainnya dengan rincian sbb :
 

    (1) Rincian tugas, pelaksanaan fungsi perdagangan

  • Melakukan penawaran barang dan jasa yang dijual kepada calon pelanggan baik dilingkungan …… maupun non …….

  • Melakukan negosiasi penawaran harga, cara pembayaran dan cara penyerahan barang kepada calon pelanggan.

  • Mengurus dan mengadministrasikan dokumen-dokumen penjualan barang

  • Mengurus proses penyerahan barang sampai ketangan konsumen.

  • Mengurus dan mengadministrasikan dokumen-dokumen pelayanan purna jual.

  • Menindak lanjuti keluhan pelanggan atas barang yang dijual.

  • Mengurus dan mengadministrasikan penagihan.

  • Meneliti penawaran harga dari supplier atas barang yang akan dibeli (jika perlu dengan system tender).

  • Mengurus dan mengadministrasikan dokumen-dokumen pembelian barang.

 
    (2) Rincian tugas, pelaksanaan fungsi investasi.
 
  • Mencari peluang-peluang investasi baru yang feasible.
  • Melakukan analisis kelayakan investasi dan memberikan rekomendasi kepada karyawan tentang system sharingnya.
  • Melakukan survey ke obyek/lokasi investasi untuk memperkuat analisis kelayakan investasi.
d. Menyusun RKAP yang mencakup bidang tugasnya.
2.(dua) Staf II : memimpin bidang tugas sbb
 
 
    a. Tugas/kegiatan bidang Kas dan Penagihan.

(1) Memeriksa kebenaran dan kelengkapan serta keabsahan SPMU beserta dokumen

     pendukungnya.

(2) Melakukan pembayaran atas dasar dokumen yang syah, yaitu adanya MCS.

(3) Memeriksa dan menentukan keperluan Kas Harian dan mencatat Sisa Kas didalam

      Register Perincian Sisa Kas.

(4) Memegang kunci Brankast.

(5) Membuat dokumen surat penagihan atas dasar “Daftar Tagihan” yang diterima dari

      bidang Pengelola Gedung dengan dilampiri/dilengkapi :

- Kwitansi

- Faktur Pajak

- Surat Setoran Pajak (SSP)

- Form UM 02 BRI untuk Bukti / Tanda Penyetoran Pajak

- PPh pasal 23

 
(6) Mencatat dokumen penagihan kedalam register penagihan/pihutang yang memuat :
- Tanggal Kwitansi
- Nomor Kwitansi
- Nomor Faktur Pajak
- Alamat yang dituju
- Jenis Jasa
- Jumlah Tagihan ditambah PPn
- Jumlah PPh pasal 23 
- Tanggal dibuku sebagai pihutang
- Tanggal penerimaan pembayaran
- Paraf petugas dan pemeriksa
 
     b. Tugas/kegiatan bidang Pembukuan dan Laporan.
 
(1) Membuat laporan harian, laporan bulanan dan laporan tahunan.
(2) Menjamin kelengkapan, keamanan dan ketertiban penyimpanan Bukti-bukti
      Pembukuan.
(3) Meneliti kebenaran perhitungan pajak terhutang (PPn/PPh) serta menyelesaikan
      setiap bulan/tahun.
(4) Membuat, menanda tangani bukti pembukuan dan melaksanakan proses
      pembukuan serta memeriksa kebenarannya (MCS).
(5) Menyerahkan bukti-bukti pembukuan yang harus difiat oleh Manajer Cabang.
(6) Memelihara kerjakan Register dan Nota-nota RAK, Register Rekening Giro dan
      Salinan R/C
 
       c. Tugas/kegiatan bidang SDM dan Logistik
 
(1) Melaksanakan kebijakan administrasi personalia serta pengelolaan Logistik dan
      kegiatan pelayanan intern.
(2) Mengelola/memelihara kerjakan surat-surat masuk dan keluar.
(3) Membuat laporan pajak karyawan dan laporan tenaga kerja.
(4) Melaksanakan asuransi karyawan/Astek dan asuransi kesehatan.
(5) Mengadministrasikan/mengurus masalah pendidikan dan perjalanan dinas karyawan.
(6) Membuat perhitungan penyusutan  barang-barang Logistik.
 
     d. Menyusun RKAP yang mencakup bidang tugasnya.
 
III. SISTIM DAN PROSEDUR
 
1. Sistim dan Prosedur Bidang Tugas Staf I :
 
a. Sistim dan prosedur yang dilaksanakan dibidang Teknik/Konstruksi, (sifatnya insidentil) sbb :
 
(1) Tahap persiapan dan perencanaan
 
(a) Kegiatan persiapan dan perencanaan proyek konstruksi dimulai sejak diterimanya dokumen pelaksanaan antara lain :
- Gambar
- BQ
- RKS
- BA aanwizjing
- Master Schedule
- RAPP
 
(b) Mempelajari dan menjabarkan dokumen-dokumen tersebut.
(c) Membuat Master Schedule untuk bahan, tenaga kerja dan alat yang diperlukan..
(d) Menetapkan struktur organisasi proyek.
(e) Menentukan pekerjaan yang dapat dikerjakan sendiri dan yang perlu di Sub Kontrakan
(f) Memilih supplier
 
(2) Tahap Pelaksanaan
(a) Sasaran umum yang harus dicapai menyangkut waktu, biaya dan mutu.
(b) Menetapkan metode pelaksanaan pekerjaan baik secara administratif maupun secara teknik. :
• Secara Administratif :
- Mengajukan jadwal pelaksanaan pekerjaan.
- Mengajukan rencana kerja mingguan.
- Mengajukan rencana kerja harian
- Mengajukan rencana pemakaian peralatan (machine)
- Mengajukan rencana pengadaan material.
- Mengajukan ijin pelaksanaan (lisan dan tertulis)
 
• Secara Teknis :
- Mengacu kepada RKS
- Mengacu kepada peraturan
- Mengacu kepada informasi dan pengalaman
 
(3) Tahap Pengawasan dan Pengendalian
(a) Pemeriksaan fisik pekerjaan secara langsung di proyek menyangkut aspek waktu
      biaya dan mutu .
(b) Tindakan koreksi, baik atas pelaksanaan pekerjaan maupun koreksi atas
      perencanaannya.
 
(4) Tahap Evaluasi dan Laporan
Melakukan evaluasi atas hasil pelaksanaan pekerjaan serta pemeriksaan Kas Proyek dalam rangka pengajuan SPMU.
 
b. Sistim dan prosedur yang dilaksanakan dibidang Pengelolaan Gedung sbb :
 
(1) Aspek teknis
(a) Dengan meminta persetujuan Manajer Cabang, menunjuk/menetapkan Kepala UPG
      menjadi Site Manager dimana proyek konstruksi DP-BRI/BRI yang direnovasi
      dilakukan.
(b) Secara berkala melakukan kunjunganke UPG/UPCS, selain dalam rangka
      pembinaan pegawai UPG, juga memeriksa kondisi gedung dan peralatan serta
     utilitas lainnya agar selalu terpelihara dalam keadaan baik.
 
(2) Aspek Administratif
 
(a) Dalam rangka memberikan penggantian Kas dan pembebanan biaya UPG/UPCS :
• Menerima Laporan Kas dan Pembukuan lengkap dengan Bukti Kas dan SPMU
   dari UPG melalui Manajer Cabang setiap bulan (tgl. 25).
•  Meneruskan laporan tersebut ke SDM dan Logistik untuk diagenda surat
   masuk.
•  Memeriksa Laporan Kas dan Pembukuan UPG beserta bukti-buktinya secara
   lengkap dan menada tangani SPMU sebagai Checker.
•  Meneruskan kepada Manajer Cabang untuk minta disposisi dan fiat SPMU
   (Signer) serta bukti-bukti kasnya.
•  Diteruskan ke Kas dan Penagihan yang selanjutnya akan diteruskan ke
   pembukuan dan laporan.
 
(b) Dalam rangka penyelesaian klaim perbaikan UPG (kalau ada).
•  Menerima surat pengajuan klaim perbaikan dari UPG melalui Manajer Cabang.
•  Meneruskan surat tersebut ke SDM dan Logistik untuk diagenda.
•  Dievaluasi kebenaran klaim tersebut.
•  Diteruskan ke Manajer Cabang untuk mendapat persetujuan.
•  Diteruskan ke Kas dan Penagihan yang selanjutnya akan diteruskan ke
   pembukuan dan laporan.
 
(c) Dalam rangka penagihan kepada User.
•   Membuat daftar tagihan jasa.
•   Dengan Nota Dinas meneruskan daftar tagihan tersebut ke Kas dan
    Penagihan untuk dibuatkan Nota Tagihan dan selanjutnya akan diteruskan ke
    Pembukuan dan Laporan untuk dibukukan. 
 
(d) Dalam rangka pembayaran PBB (hanya untuk gedung-gedung BOT)
•  Mempersiapkan pembayaran PBB atas dasar penerimaan tagihan PBB
   (SPPT), sama seperti mengajukan tambahan Kas/Persekot.
•  Setelah ada tagihan dari BRI, dengan Nota Dinas mengajukan
    permohonan/persetujuan pembayaran PBB (hanya untuk
    bangunannya/gedungnya saja) kepada Manajer Cabang.
•  Menyerahkan bukti-bukti pembayaran PBB tersebut ke Kas dan Penagihan
    untuk dibayarkan kemudian ke Pembukuan dan Laporan Cabang untuk
    dibukukan.
 
(e) Dalam rangka pembayaran premi asuransi gedung-gedung BOT.
•  Melakukan perhitungan kewajiban premi asuransi, sebelum berakhirnya masa
    asuransi.
•  Dengan Nota Dinas, mengajukan permohonan pembayaran premi asuransi ke
    Manajer Cabang.
•  Setelah ada persetujuan dari Manajer Cabang, meneruskan ke Kas dan
    Penagihan untuk dibayarkan selanjutnya ke Pembukuan dan Laporan untuk
   dibukukan.
 
c. Sistim dan prosedur yang dilakukan dibidang Pemasaran.
 
Untuk sementara tugas ini menjadi wewenang penuh Manajer Cabang didalam memasarkan produk dan jasa PT. BKS kepada masyarakat luas dengan cara :
 
     (1) Melakukan hubungan kerja dengan pihak external, antara lain :
 
(a) Dengan pihak supplier atau penjual untuk kepentingan pembelian/ pengadaan barang      – jasa yang diperdagangkan.
(b) Dengan pihak konsumen untuk kepentingan penjualan barang – jasa yang  
       diperdagangkan, baik secara tunai, kredit maupun system sewa.
(c) Dengan investasi/lembaga yang berkesempatan dalam bidang perdagangan untuk
      pengurusan dokumen dan perijinan.
(d) Khusus dengan BRI diwilayah Jawa Timur untuk penjajagan usaha likuidasi barang
      agunan.
 
      (2) Melakukan hubungan kerja dengan pihak internal (Kantor Pusat PT.LTF) dalam rangka
            koordinasi guna menunjang keberhasilan usaha pemasaran Kantor Cabang.
  
      (3) Dalam rangka kegiatan pemasaran dimaksud, Manajer Cabang perlu memelihara
           kerjakan buku kunjungan menjual (KUNJUAL) dengan urutan sbb :
(a) Nomor urut
(b) Tanggal KUNJUAL
(c) Nama yang dikunjungi :
- Instansi Pemerintah
- Instansi Swasta
- Perorangan
 
(d) Potensi yang dikunjungi
(e) Alamat yang dikunjungi
(f) Produk/Jasa yang ditawarkan
(g) Respon pihak yang dikunjungi
(h) Waktu pertemuan berikutnya
(i) Keterangan
 
       (4) Melaporkan kepada Direksi atas hasil/kesimpulan dari kunjungan menjual tersebut dan
             meminta putusan bila dianggap perlu.
 
        (5) Menindak lanjuti putusan Direksi manakala diperlukan tindakan lebih lanjut.
 
2. Sistim dan Prosedur Bidang Tugas Staf II :
a. Sistim dan prosedur yang dilaksanakan dibidang Kas dan Penagihan.
 
(1) Untuk pengurusan Kas dipelihara kerjakan Buku Transaksi Kasir, Buku Bank dan
      Register Sisa Kas Harian.
(2) Sebelum Kasir melakukan pembayaran, terlebih dahulu harus memeriksa keabsahan
      Bukti Kas (MCS) setelah itu dilakukan posting atas Bukti Kasnya kedalam Komputer
      Kasir.
(3) Untuk pengurusan penagihan baik ke ………. dipelihara kerjakan Register
      pendukung berupa Register Tagihan/Pihutang.
(4) Pengiriman Nota Tagihan ke Kanpus Logistik BRI/Kanwil BRI dilakukan setelah
      menerima Nota Dinas Pengantar Daftar Tagihan dari Bidang Pengelola Gedung.
(5) Membuat perhitungan pajak terhutang serta Surat Setoran Pajak SSP)
 
b. Sistim dan Prosedur Bidang Pembukuan dan Laporan.
 
  1. Kantor Cabang menyelenggarakan Akuntansi Pembukuan sendiri yang terpisah dari Akuntansi Pembukuan Kantor Pusat PT. LTF. Sistim Akuntansi dan pemberian nomor rekening yang digunakan sama dengan di Kanpus. 
  2. Seluruh transaksi keuangan diproses oleh Kantor Cabang, dalam hal ini Kantor Cabang memelihara kerjakan seluruh buku-buku dalam proses akuntansi suatu perusahaan, dari mulai Buku Harian, Jurnal, Buku Besar dan Laporan Keuangan berupa Neraca dan R/L beserta pendukungnya.
  3. Untuk hubungan pembukuan antara Kanpus dengan Kantor Cabang digunakan rekening Hubungan Kanpus-Cabang di Kanpus dan Rekening Hubungan Cabang-Kanpus di Kantor Cabang.
  4. Laporan Keuangan yang dikirim ke Kanpus selanjutnya akan menjadi Laporan Keuangan Gabungan Kanpus-Cabang.
  5. Mengirim Laporan Bulanan/Laporan Tahunan berupa Neraca dan R/L beserta pendukungnya.
 
Catatan :
Pada dasarnya Pembukuan suatu transaksi Keuangan, baik tunai dan setara tunai maupun pemindah bukuan (OB) dilaksanakan setelah melalui proses sebagai berikut :
 
(1) Pembukuan tunai dan setara tunai :
- Formulir yang digunakan sebagai Bukti Pembukuan Pengeluaan Kas adalah ” Surat Persetujuan Membayar Uang dan Bukti Pembayaran, separuh lembar bagian atas merupakan/berfungsi sebagai Surat Persetujuan Membayar Uang (SPMU) dan separuh lembar bagian bawah merupakan/berfungsi sebagai Bukti Pembayaran, sedangkan untuk penerimaan Kas menggunakan Formulir Bukti Setoran.
-  Bukti Pengeluaran (SPMU) yang diterima harus sudah lengkap unsur
   MCS-nya, khususnya untuk Signer tidak melebihi batas maximum
   yang menjadi kewenangannya.
-  Bukti tersebut setelah dibayar dan diposting kedalam Komputer Kasir
   diteruskan ke Operator Pembukuan untuk dibukukan.
-  Demikian juga untuk Bukti Setoran, setelah diterima dan diposting
   kedalam Komputer Kasir diteruskan ke Operator Pembukuan untuk
   dibuku.
- Hasil Pembukuan berupa JTH dan bukti-buktinya setelah diperiksa
   oleh Pimpinan/Staf disimpan sebagai arsip pembukuan.
 
(2) Pemindah Bukuan (OB)
- Sifatnya non cash untuk transaksi-transaksi yang tidak tunai/pemindah bukuan antara lain :
Pembukuan tagihan sewa, nota-nota Bunga Deposito, Nota Biaya-biaya Bank , nota pembayaran sewa dari BRI, koreksi Pembukuan dll. 
-  Formulir yang digunakan adalah Nota Pemindah Bukuan.
-  Kelengkapan dan keabsahan serta kebenaran Pembukuan non tunai ini juga
   perlu diperhatikan terutama adanya unsur MCS.
 
c. Sistim dan prosedur Bidang SDM dan Logistik.
 
(1) Melaksanakan administrasi personalia, khususnya
(a) Filing/pemberkasan data pegawai antara lain :
- Surat lamaran calon pegawai
- Surat panggilan untuk mengikuti test
- Hasil psyco test dari luar.
- Hasil test kesehatan dari Rumah Sakit/Klinik
- Hasil wawancara kalau ada
- Surat pemberitahuan (diterima atau ditolak)
- Surat Keputusan penempatan, penentuan gaji
- Surat teguran (kalau ada)
 
(b) Komputerisasi sistim absensi dan sistim penggajian.
(c) Menyelenggarakan asuransi tenaga kerja dan asuransi kesehatan.
(d) Mengeluarkan surat perintah mengikuti pendidikan dan perjalanan dinas bagi pegawai yang ditunjuk.
(2) Pengelolaan Logistik :
 
(a) Pengelolaan barang-barang Logistik serta pencatatan dalam register aktiva Cabang :
- Nomor Urut
- Jenis Barang
- Tanggal pembelian
- Harga
- Lokasi
(b) Pencatatan dalam Register Penyusutan aktiva.
(c) Pencatatan persediaan barang-barang keperluan kantor.
(d) Pengelolaan Register Biaya : - Listrik
- Air/Gas
- Tilpun
- dsb.
(3) Pengelolaan surat menyurat :
(a) Agenda Surat Masuk.
(b) Agenda Surat Keluar.
(c) Agenda rahasia untuk surat –surat klasifikasi rahasia.
 
(4) Laporan pajak dan Laporan Tenaga Kerja
(a) Mengadakan perhitungan pajak pegawai dan melaporkannya.
(b) Melaporkan kekuatan pegawai (tenaga kerja yang ada).  
 
 
PT. LAKSANATAMA TIARA FAJARINDO
 

 

 by admin@pt-ltf.com
 
 

 

PT. LTF Indonesia

Pilihan Bahasa